Pagājušajā gadā no jūnija līdz novembrim ar nolūku izveidot kompaktāku un centralizētu struktūru ilga Jelgavas Domes centrālās administrācijas reorganizācija un optimizācija.
Pagājušajā gadā no jūnija līdz novembrim ar nolūku izveidot kompaktāku un centralizētu struktūru ilga Jelgavas Domes centrālās administrācijas reorganizācija un optimizācija. Tās gaitā tapa virkne jaunu struktūrvienību, bet tas nav noticis uz štatu palielināšanas rēķina. Sadalot funkcijas, reglamentējot pienākumus un atbildību, palielinot noslodzi, pašvaldībā nodarbināto skaits ir samazinājies no 135 līdz 108 vienībām, un to paredzēts noturēt 110 darbinieku robežās.
«Bez atbilstošas kvalifikācijas darbā vairs nevienu neņemam. Labāk lai štata vieta kādu laiku nav aizpildīta, nekā to ieņem nepietiekami kompetents darbinieks. Savukārt, ja vakance ilgāku laiku nav aizņemta un nerodas nekādas problēmas, tas liecina, ka šī vieta nemaz nav nepieciešama, un to likvidējam. Lielākajai daļai darbinieku, izņemot cilvēkus ar nozīmīgu pieredzi, ir augstākā izglītība.» Tādi īsumā ir galvenie darbinieku izvēles kritēriji.
«No malas varbūt izskatās vienkārši, bet faktiski tas ir psiholoģiski ļoti smagi, kad vienam jāuzņemas funkcija nebūt tam labajam, būt noteiktam un rīkoties pragmatiski, bieži vien neņemot vērā cilvēciskus faktorus. Tas nav patīkami, bet kādam visu interesēs tas ir jādara,» vēlāk teiks reorganizācijas realizētājs Domes izpilddirektors Gunārs Kurlovičs.
Īpatnības jāsamēro ar vajadzībām
Jebkuras pārvaldes struktūras modelim jābūt atbilstošam funkcijām. Jo precīzāks un sakārtotāks ir mehānisms, jo labāk tas nodrošina funkciju izpildi. Ne mazāk svarīga nozīme ir nodarbināto speciālistu kvalifikācijai, kompetencei un cilvēciskajām īpašībām.
Savukārt, pašvaldības pārvaldes modeli atbilstoši likumos noteiktajām funkcijām un paredzētajiem pienākumiem veidojot, bez vispārējiem principiem jāņem vērā, ka tam jābūt ne vien stabilam strukturāli, bet arī visos līmeņos pietiekami elastīgam un spējīgam reaģēt uz pārmaiņām. Un tas ir tikai normāli, ka ar pašvaldības pārvaldi ir tāpat kā ar Rīgu – tā nekad nav gatava un atbilstoši situācijas izmaiņām nemitīgi atrodas optimizācijas stadijā.
Jelgavas Domes pārvaldes optimizācijas priekšvēsture ir samērā sena. 1996. gada pavasarī Dānijas nacionālo pašvaldību asociācija kopā ar Latvijas Pašvaldību savienību sāka realizēt pilotprojektu, kura uzdevums bija izstrādāt modernu pašvaldības pārvaldes modeli Latvijā. Projektā iesaistītās Jelgavas Domes darba grupu tolaik vadīja Gunārs Kurlovičs, viņš tikai nesen bija sācis darbu pašvaldībā. Šo laiku G.Kurlovičs uzskata par īstu pašvaldības darba skolu. Projekta gaitā kopā ar konsultantiem veikta pamatīga katras pašvaldības nodaļas un darbinieka funkciju izpēte un meklēti optimālie risinājumi. Iegūtie rezultāti apkopoti izdevumā par pašvaldības strukturālo reorganizāciju Jelgavas Domē.
Pirms 1997. gada pašvaldību vēlēšanām pilsētas deputāti projekta materiālus pieņēma kā ieteikumus turpmākajam darbam. Nākamais deputātu sastāvs veica nelielu reorganizāciju, izmainot pašvaldības struktūras virsbūvi, ieviešot izpilddirektora amatu un departamentu sistēmu. Direktoru valde netika radīta, bet nodaļas tika saglabātas, tādējādi funkcionēja jaukts modelis. Netika arī pārskatīti darbinieki. Nelielas izmaiņas turpinājās līdz pašvaldību vēlēšanām.
Aktualizē pašvaldības struktūras modeli
Pagājušajā gadā jaunā pašvaldības vadība projekta materiālus nolēma aktualizēt. Lai gan dzīvē projekta modelis simtprocentīgi nebija īstenots, pārņemti tikai atsevišķi ieteikumi, tomēr ekspertu veikums un funkciju izpēte bija vērā ņemama, un tas tomēr būtiski atviegloja struktūras reorganizāciju. «Ar politisko vadību vienojāmies, ka, ņemot vērā pilsētas situāciju, veidosim centralizētāku un kompaktāku modeli,» atceras G.Kurlovičs. Kļuvis par izpilddirektoru, viņš uzņēmās psiholoģiski smago Domes administrācijas reorganizācijas vadību.
Pašvaldības struktūrai ir savas īpatnības. Tai jānodrošina pašvaldībām ar likumu noteikto funkciju realizācija (ir pienākumi, kas pašvaldībai jāveic pašai; tādi, kuru izpilde tikai jāorganizē; tādi, kur jāizvieto pasūtījums), kā arī jānodrošina pašvaldības brīvprātīgās iniciatīvas funkcijas. Pašvaldību modelī ir apvienots politiskās vadības un administratīvās vadības princips. Atšķirībā no politiskās vadības pašvaldības administrācija kā izpildinstitūcija, kur strādā profesionāļi, netiek vēlēta. Tā pakļaujas politiskajai vadībai, bet nav atkarīga no vēlētājiem. Un tas ir pašsaprotams, jo pretējā gadījumā izpildinstitūcija nespētu rīkoties. Tajā pašā laikā tai jābūt spējīgai politiķiem, kas lielākoties nav profesionāļi, vairākos variantos sagatavot lēmumus, lai politiķiem būtu iespēja izvēlēties piemērotāko.
Pašvaldībā arī svarīgi panākt, lai politiskā vara nebūtu pārāk atrauta no izpildvaras, jo šis nav valsts līmenis, kur dalījums, lai arī nosacīti, tomēr ir striktāks. Tāpēc Jelgavas pašvaldībā darbojas tā saucamais programmvadības un juridiskais pakļautības princips. Proti, Domes priekšsēdētājam Andrim Rāviņam ir divi vietnieki. Pirmā vietniece Irēna Škutāne vada finansu programmu un funkcionāli arī Finansu nodaļu, savukārt Jurijs Strods – investīciju programmu un funkcionāli Investīciju biroju. Juridiski šīs abas struktūras pakļautas izpilddirektoram.
Politisko vadību veic četras deputātu komitejas, no kurām vadošā ir Finansu komiteja, kas sagatavo svarīgākos budžeta jautājumus. Liels uzsvars likts uz komisijām, padomēm un citām ar likumu noteiktām institūcijām, kur atšķirībā no komitejām ietilpst ne vien deputāti, bet arī sabiedrības pārstāvji kā nozaru profesionāļi un administrācijas speciālisti. Dažāda ir šo institūciju noslodze, dažas sanāk tikai pāris reižu gadā, bet tas dod iespēju izdiskutēt viedokļus, nodrošina dialogu.
Bāriņtiesa un pašvaldības policija ir institūcijas, kas atbilstoši likumam ir pakļautas tieši Domes priekšsēdētājam. Vienīgā to saikne ar administrāciju ir tā, ka izpildinstitūcija sagatavo budžeta projektu un uzrauga budžeta izpildi.
Centrālā administrācija
Centrālā administrācija nodarbojas ar jautājumiem, ko pašvaldībai par pienākumu paredz likums, kā arī ar valsts noteiktiem pienākumiem. Galvenokārt juridiska saikne ar pašvaldības administrāciju ir Dzimtsarakstu nodaļai, kas veic specifiskas, likumā noteiktas funkcijas. Obligāta struktūra ir Finansu nodaļa, kas sadarbībā ar izpilddirektoru un finansu programmas vadību administrē visu pilsētas budžetu. Jauna struktūrvienība ir Investīciju birojs, kura uzdevums ir apkopot un interesentiem izplatīt informāciju par pilsētas iespējām, organizēt investīciju piesaisti, koordinēt projektu sagatavošanu un iesniegšanu, sekot turpmākajām norisēm, konsultēt projektu un attīstības jautājumos.
Domes centrālās administrācijas galvenās struktūras ir trīs lielās pārvaldes: Informācijas un servisa centrs, Īpašumu konversijas pārvalde un Būvvalde.
Informācijas un servisa centrs ir lielākā pārvalde, kur, ieskaitot saimniecības sektoru, strādā 55 darbinieki. Centram jānodrošina gan Domes politiskās vadības, gan administrācijas darbība un informācijas aprite pašvaldībā, gan jāapkalpo iedzīvotāji.
Informācijas aģentūra organizē iedzīvotāju pieņemšanu, pieņem un reģistrē iesniegumus, sūdzības un priekšlikumus, apkopo un analizē tos, nodrošina kontroli, sniedz izziņas un konsultācijas, tanī skaitā juridiskās, informē par visiem ar pašvaldību, tās iestādēm un uzņēmumiem saistītajiem jautājumiem, dokumentu kārtošanas procedūru, saistošajiem noteikumiem, pieņemtajiem lēmumiem un rīkojumiem un citām aktualitātēm.
«Pašvaldībās šos centrus sauc dažādi – par vienas pieturas aģentūrām un tamlīdzīgi, bet būtība no tā nemainās. Neesam pirmie, kas to izveidojām. Līdztekus Dānijā, Zviedrijā redzētajam apmeklējām Liepāju, Ventspili, līdz izvēlējāmies savu modeli. Mūsuprāt, tas ir labāks salīdzinājumā, piemēram, ar Liepāju, kur nodarbināti 22 cilvēki – pieci pastāvīgie darbinieki plus piesaistītie speciālisti no nodaļām. Pie mums strādā trīs speciālisti, kas viens otru spēj aizvietot arī atvaļinājuma laikā. Apmeklētāji var nokārtot ap 90 procentu savu jautājumu un vienoties par pieņemšanu pie speciālista jebkurā, ne tikai pieņemšanas laikā. Pieņemšanas dienas vairāk attiecas uz Domes politisko un administrācijas vadību, lai gan tās ne vienmēr ir kompetentākās kādā specifiskā jautājumā nekā speciālisti.» Bet neko darīt, ja cilvēks grib aprunāties ar vislielāko priekšnieku.
Informācijas aģentūra ir izveidota apmeklētāju ērtībām, bet kā barjera starp apmeklētāju un speciālistu tā kalpo ne vien, lai izvairītos no rindām un stresa situācijām, bet arī, lai nošķirtu speciālistu no apmeklētāja vietās, kur iespējams korumpēts stāvoklis.
Kancelejai jānodrošina lietvedības kārtošana, juridisko personu iesniegumu reģistrācija un visu dokumentu centralizēta aprite. Atšķirībā no iepriekšējās sistēmas, kad Domē bija vairākas lietvedības (priekšsēdētājam, izpilddirektoram, departamentu vadītājiem u.c. struktūrām katrai sava), centralizētā dokumentu aprite novērsusi haosu.
Sabiedrisko attiecību sektors ir jauna struktūra. Tā pārziņā ir sakaru nodrošināšana ar sabiedrību, ārējo sakaru koordinēšana, pilsētas tēla veidošanas funkcija. Juridisko sektoru (trīs štata vietas) gaida pilnveide. Augošā darba apjoma dēļ juridiskais speciālists nepieciešams Finansu nodaļā, bet pārējiem jāspecializējas noteiktu pārvalžu apkalpošanā. Lai nodrošinātu līmenim atbilstošu informācijas tehnoloģiju sistēmu, no februāra izveidots Informācijas tehnoloģiju sektors. Tā kā tam nepieciešami ļoti kvalificēti speciālisti, darbs ritēs pakāpeniski. Skaitliski lielākais ir Saimniecības sektors, kur strādā 26 darbinieki. Viņu pārziņā ir ēku un autotransporta uzturēšana un apkalpošana, sagādes un citi jautājumi. Centrālās administrācijas struktūrā darbojas arī ar izpilddirektora rīkojumu izveidotās darba grupas. Tās nav pastāvīgas, bet tādējādi iespējams piesaistīt nepieciešamos speciālistus kāda noteikta jautājuma risināšanai. Kad darbs pabeigts, grupa beidz pastāvēt.
Īpašumu konversijas pārvaldi veido trīs sektori. Īpašumu uzskaites sektora pārziņā ir pašvaldības nekustamā īpašuma reģistrācija Zemesgrāmatā, Zemes komisijas aktualitātes, nekustamā īpašuma uzskaite, tā pārņemšana un nodošana atbilstoši pieņemtajiem lēmumiem, nacionalizēto un denacionalizēto īpašumu uzskaite un citi jautājumi. Perspektīvā Īpašumu uzskaites sektoru paredzēts apvienot ar Konversijas sektoru, kura pārziņā ir brīvo dzīvokļu uzskaites un iznomāšanas funkcija, pašvaldības nekustamā īpašuma – nedzīvojamo ēku un zemes, kā arī dzīvojamā fonda – privatizācija. Arī tur darāmā īpatsvars samazināsies un atbilstoši tam saruks darbinieku skaits.
Attīstības sektorā paredzēti seši darbinieki. Lielākā daļa no viņiem nodarbojas ar pašvaldības sociālās un ekonomiskās attīstības stratēģijas aktualizāciju, uzņēmējdarbības vides attīstību, veido sadarbību ar valsts iestādēm, fondiem, potenciālajiem investoriem. Tā pārziņā ir tūrisma attīstības veicināšana, pašvaldības uzņēmumu darbības ekonomiskā analīze, kā arī interneta mājas lapas sagatavošana un uzturēšana, vides aktualitātes.
Būvvaldes kompetencē ir būvniecības un zemes ierīcības koordinēšana atbilstoši teritoriālplānojumam, sociālajām un ekonomiskajām vides, kultūrvēstures pieminekļu aizsardzības un vizuālās kvalitātes prasībām, teritoriālplānojuma izvērtēšana, būvniecības ieceru apspriešana, būvniecības procesa pārraudzība un virkne citu funkciju. Īstenojot iekšējos pārkārtojumus, Domes štatu saraksts varētu samazināties. Tātad, lai gan centrālās administrācijas reorganizācija uzskatāma par pabeigtu, struktūras pieslīpēšana turpināsies.
Nozaru pārvaldes un centralizētā servisa uzņēmumi
Atšķirībā no centrālās administrācijas struktūrvienībām nozaru pārvaldes iestāžu un servisa uzņēmumu blokā ietilpstošās iestādes un uzņēmējsabiedrības ir pastāvīgas juridiskās personas. Nozaru pārvaldes – Sociālo lietu pārvalde, Izglītības pārvalde, aģentūra «Kultūra» un Sporta servisa centrs – pieder pie sociālo funkciju vadības grupas, un to kompetencē ir attiecīgās jomas funkciju izpilde.
Centralizētā servisa uzņēmumi – aģentūra «Pilsētsaimniecība», SIA «Jelgavas ūdens», Nekustamo īpašumu pārvalde, pašvaldības akciju sabiedrības «Jelgavas Siltumtīklu uzņēmums» – nodrošina komunālās sfēras funkcijas. Nesen izveidotā pilsētsaimniecības aģentūra aptvers plašāku funkciju loku nekā likvidētā Komunālā pārvalde – tā organizēs arī sabiedrisko transportu, izsniegs pārvadājumu licences, uzturēs kapu teritorijas. Atbilstoši Komerclikumam reģistrētā SIA «Jelgavas ūdens» šajā blokā ietilpst kā dabīgais monopols, kur pašvaldība arī turpmāk paturēs savu kontrolpaketi. Savukārt Siltumtīklu uzņēmums līdz ar cita kapitāla ienākšanu pašvaldības struktūrā acīmredzot pārvietosies uz servisa institūciju bloku.
Pašlaik darba kārtībā ir Nekustamā īpašuma pārvaldes modeļa izstrāde, lai to reģistrētu kā uzņēmumu ar Komerclikumam atbilstošu darbības formu. Šogad Dome atbilstoši Komerclikuma prasībām plāno pārreģistrēt uzņēmumus, kas veic pašvaldības funkcijas un privatizēt tos, kas tādas nepilda. Nākamgad paredzēts turpināt sakārtot nozaru servisa institūcijas. Šajā blokā, kas orientēts uz servisa pakalpojumiem pašvaldības iestādēm un iedzīvotājiem, iecerēts turpināt centralizētās grāmatvedības attīstīšanu – pieredze apliecinājusi, ka tādā veidā (ar nelielāku resursu patēriņu un mazāku, bet kvalificētāku speciālistu piesaisti) iespējams efektīvāk sakārtot pašvaldības struktūru grāmatvedību. Plānots izveidot reģionālās pieaugušo izglītības iestādes.
Kopumā nozaru servisa institūciju grupā paredzēts atstāt būtiskās struktūras un ievērot principu: pašvaldība ir maka turētāja un pasūtījuma izvietotāja. «Piemēram, bibliotēkas var būt arī privātas, bet reti kur pasaulē tās funkcionē bez valsts vai pašvaldību dotācijām. Šis un līdzīgi apsvērumi ir jāņem vērā ikvienā jomā. Daudz esam kritizēti par pirmsskolas iestāžu jautājuma risinājumu. Bet tas nebija nekas jauns, tikai normāla reaģēšana uz demogrāfiskās situācijas izmaiņām, lai izdevīgāk izvietotu finansu resursus. Un privātie saimnieki atrada iespēju, kā lielās ēkas apsaimniekot, bet pašvaldība saglabāja šo iestāžu skaitu pilsētā. Privātās struktūras darbojas efektīvāk nekā pašvaldības. To apliecināja ielu uzturēšana šoziem. Protams, neapmierinātie būs vienmēr, bet sniegs Jelgavā tika tīrīts labāk nekā citās lielajās pilsētās.»
«Izveidotā struktūra domāta ilgākam laikam, bet amati nav akmenī uz mūžīgiem laikiem iecirsti, jo situācija mainās un atbilstoši pieprasījuma izmaiņām jāveic pārkārtojumi. Pašvaldībai jābūt stabilai strukturāli, bet pietiekami elastīgai un spējīgai reaģēt uz pārmaiņām,» tā optimizētā pārvaldes modeļa principu raksturo reorganizācijas veicējs Gunārs Kurlovičs.
