Kas ir sekretārs? Izpildītājs vai vadītāja vietnieks? Kādu sekretāru var uzskatīt par profesionālu? Mūsdienās bez sekretāra nevar strādāt neviens uzņēmums. Dažiem uzņēmumiem tie pat ir vairāki, un darba viņiem netrūkst.
Kas ir sekretārs? Izpildītājs vai vadītāja vietnieks? Kādu sekretāru var uzskatīt par profesionālu?
Mūsdienās bez sekretāra nevar strādāt neviens uzņēmums. Dažiem uzņēmumiem tie pat ir vairāki, un darba viņiem netrūkst. Kā var kļūt par profesionālu sekretāru ar augstu atalgojumu? Tā kā tieši no pretendenta pieteikuma dokumentiem darba devējs veidos savu pirmo viedokli par kandidātu, ir ļoti svarīgi pareizi un interesanti, no darba devēju viedokļa, aizpildīt un noformēt gan pieteikuma vēstuli, gan CV (dzīves aprakstu). Tomēr tas ir tikai pirmais jaunas darbavietas iegūšanas posms, jo darba devējam vēl trūkst papildu informācijas par pretendenta zināšanām, iemaņām un, kas nav mazsvarīgi, ārējo izskatu. Darba devēji un to prasības pret sekretāru mēdz būt dažādas. Tāpēc sekretāram jābūt pietiekami izglītotam, zinošam un elastīgam attiecībās ar kolēģiem. Turklāt viņam jābūt arī radošai personai, jo viens no viņa pienākumiem – radīt mājīgumu biroja telpās.
Neviens priekšnieks nevar efektīvi vadīt uzņēmumu bez administratīvā asistenta – sekretāra vai biroja vadītāja. Tāpēc darba devēji arvien vairāk pieprasa profesionālu sekretāru. Tā kā darbu meklē daudzi, tad darba devēji paaugstina sekretāru atlases kritērijus. Prasības pret jaunajiem darbiniekiem ir nopietnākas, stingrākas.
Saskaņā ar jauno Darba likumu un Profesiju klasifikatoru, stājoties darbā par administratīvo darbinieku, tostarp arī sekretāru, precīzi jāzina savi darba pienākumi. Tomēr pieredze rāda: ļoti bieži potenciālie darbinieki jauc sekretāra darbu ar biroja vadītāju vai administratoru darba pienākumiem. Šo amatu galvenās atšķirības ir aprakstītas profesiju klasifikatorā, kur arī noteikts, ka sekretārs var būt:
– pārvaldes sekretārs;
– atbildīgais sekretārs;
– lietvedības sekretārs;
– sekretārs mašīnrakstītājs u.c.
Ar ko atšķiras sekretāra darbs no biroja vadītāja darba?
Sekretāra darbs vairāk saistīts ar tiešo dokumentācijas sistēmu, lietvedību un arhivēšanas procesu. Protams, mūsdienīgs sekretārs ir krietni vairāk nekā vienkārši administratīvais darbinieks, tam jābūt ar labām psihologa, izpildītāja un administratora spējām. Turklāt nemitīgi jāatceras, ka sekretārs ir uzņēmuma vizītkarte, balss un seja. Tāpēc viņam jāizskatās lietišķi, jāpārzina lietišķo uzvedības normu noslēpumi, jāprot birojā uzņemt viesus vai klientus. Pieredze rāda, ka, pildot sekretāra funkcijas, jāprot koncentrēties, jābūt komunikablam ar labu atmiņu, jāzina lietvedības process, jāprot brīvi runāt vismaz divās valodās un strādāt ar biroja tehniku. Meklējot sekretāra darbu bez iepriekšējās darba pieredzes, vēlams, lai būtu vismaz fundamentālas zināšanas par dokumentu veidiem, to izstrādāšanas un noformēšanas noteikumiem, kā arī minimālas datorprasmes. Saskaņā ar Profesiju klasifikatoru par sekretāru var strādāt cilvēks ar vidējo, vidējo speciālo, nepilnu augstāko vai augstāko izglītību. Atkarībā no tiešo pienākumu veida sekretāra neto darba alga ir vidēji no 120 līdz 180 latiem mēnesī.
Pēc savas būtības biroja vadītājs ir priekšnieka administratīvais vietnieks – pārvaldes sekretārs. Viņa galvenais uzdevums ir efektīvi vadīt uzņēmuma administratīvo procesu, pildot vairākus pienākumus, tostarp arī lietvedības un administrēšanas funkcijas. Pārvaldes sekretāram var būt pakļautie darbinieki – sekretāres, lietvedes, operatores un citi. Viņam jāprot pieņemt lēmumus un atbildēt par savu un padoto darbinieku rīcību, tāpēc jābūt zinošam gan lietvedībā un administrēšanā, gan menedžmentā un grāmatvedībā, arī saskarsmes psiholoģijā.Profesiju klasifikatorā noteikts, ka pārvaldes sekretāram jābūt ar augstāko izglītību, tomēr var būt arī izņēmumi.
Profesionālam sekretāram ar laiku obligāti jāpilnveido savs profesionālais līmenis. Attīstoties zinātniski tehniskajam progresam, paplašinās sekretāru pienākumu apjoms, tiek ieviestas jaunas datorprogrammas un modernāka biroja tehnika. Sekretāram tā jāprot ātri izmantot, lai nodrošinātu ātrāku dokumentu apgrozību uzņēmumā un darba procesa organizāciju. Augot darba apjomam, arvien vairāk un vairāk dokumentu jānoformē un jāizstrādā saskaņā ar likumu normām. To visu var apgūt kvalifikācijas paaugstināšanas semināros, profesionālās pilnveides kursos.
Biznesa mācību centrs «TEKSA Income» sadarbībā ar laikrakstu «Zemgales Ziņas» rīko konkursu trīs kārtās. Pirmās vietas ieguvējs balvā saņem bezmaksas apmācību biznesa mācību centra «TEKSA Income» piedāvātajos sekretāru kursos, bet otrās vietas ieguvējs iegūst lietotu datoru «Pentium 1». Lai noteiktu uzvarētāju, tiks rīkota izloze, kurā piedalīsies visu pareizo atbilžu autori.
***
Konkursa 1. kārtas jautājumi
1. Kādai izglītībai ir jābūt, lai kļūtu par pārvaldes sekretāru:
augstākajai;
vidējai;
vidējai speciālajai;
cits variants (lūdzu, norādiet).
2. Biznesa mācību centrs «TEKSA Income» piedāvā sekretāru kursus:
tikai sestdienās;
sestdienās un darbdienās;
tikai darbdienās.
Atbildes lūdzam iesniegt «Zemgales Ziņu» redakcijā vai sūtīt pa pastu (adrese: Raiņa ielā 20, Jelgavā) līdz 24. martam (pasta zīmogs).
