SIA “Jelgavas
poliklīnika” izveidots zvanu centrs – reorganizējot reģistratūru,
atsevišķa darba telpa ierīkota tiem reģistratūras darbiniekiem, kuri ikdienā
atbild uz telefona zvaniem. Modernizēta arī telefonlīnija, nodrošinot,
ka turpmāk klientiem būs daudz vieglāk sazvanīt poliklīnikas reģistratūru –
gadījumos, kad viena telefona līnija aizņemta, zvans automātiski tiek
pāradresēts uz kādu no trim citām, bet, ja arī tās ir aizņemtas, darbinieks
vēlāk atzvanīs klientam, kura zvans palika neatbildēts. Jelgavas poliklīnikas
reģistratūra vidēji dienā saņem 1300–1500 zvanus, informē Jelgavas pilsētas pašvaldības Sabiedrisko attiecību pārvaldē.
“Esam īstenojuši nozīmīgu un
ilgi gaidītu projektu, kura galvenais mērķis ir uzlabot darba kvalitāti un
saziņu ar mūsu klientiem, lai viņu iespējas īsākā laikā sazvanīt poliklīniku
būtu daudz lielākas. Vēl pāragri spriest par rezultātiem, jo zvanu centrs
strādā tikai otro nedēļu, taču jau tagad jūtam, ka situācija uzlabojas,”
stāsta SIA “Jelgavas poliklīnika” valdes locekle Kintija Barloti.
Līdz šim gan tiešā komunikācija ar
klientiem klātienē, gan saziņa pa telefonu un elektroniski notika vienā telpā –
reģistratūrā. “Tādos apstākļos bija ļoti grūti strādāt, jo apkārt bija
liels troksnis, turklāt līdz šim mums bija tikai divas izejošās telefona
līnijas, līdz ar to daudzi zvani palika neatbildēti. Uzlabojot darba kvalitāti,
ir izveidots atsevišķs zvanu centrs – tajā strādā īpaši apmācīti reģistratūras
darbinieki, kuri atbild uz telefona zvaniem, e-pastiem, sazinās ar rindā
gaidošajiem pacientiem, kuri vēlas tikt pie kāda mūsu speciālista.
Būtiskākais ieguvums ir
modernizēta telefonlīnija, ieviešot IP telefoniju, – ja viens operators ir
aizņemts, zvans pāradresējas nākamajam, un pavisam zvani var pāradresēties uz
vēl trim citiem telefoniem. Tāpat sistēma darbiniekiem ļauj atzvanīt tiem
adresātiem, kuriem neizdevās sazvanīt poliklīniku, ja visas līnijas bijušas
aizņemtas,” stāsta K.Barloti, piebilstot, ka zvanu centrā izveidotas trīs
ergonomiskas darba vietas, kas atdalītas ar starpsienām, lai operatori cits
citam netraucētu, kā arī nodrošināts viss darbam nepieciešamais aprīkojums.
Tāpat telpā ir skaņas slāpējošs grīdas segums.
Šobrīd zvanu centrā katru dienu
strādā divi reģistratūras darbinieki, taču līdz ar pārmaiņām poliklīnikai ir
radusies nepieciešamība pēc vēl diviem darbiniekiem – viena darbam zvanu centrā
un viena reģistratūrā. K.Barloti norāda, ka reģistratūra līdz šim vidēji dienā
saņēmusi 1300–1500 telefona zvanu, bet ir dienas, kad zvanu skaits pārsniedz
2000. Telefona numurs saziņai palicis nemainīgs – Jelgavas poliklīniku joprojām
var sazvanīt pa tālruni 63022101.
Foto: Jelgavas pilsētas
pašvaldība
