SIA «Jelgavas Nekustamā īpašuma pārvalde» darbs pirmajos gados neatbilda instrukcijai par juridisko personu arhīvu dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu.
SIA “Jelgavas Nekustamā īpašuma pārvalde” (NĪP) darbs pirmajos gados neatbilda instrukcijai par juridisko personu arhīvu dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu.
2004. un 2005. gadā atsevišķas darbības raksturojoši dokumenti netiek veidoti, bet remontu – avārijas tāmes līdz 2002. gadam nav saglabātas. Tik būtiskas neatbilstības NĪP arhivēšanas darbā konstatējis Jelgavas Zonālais valsts arhīvs, kas pēc “Ziņu” lūguma uzņēmumā veica pārbaudi.
Kā vēsta arhīva vadītāja Vija Vilkārse, pēc “Ziņu” iesnieguma saņemšanas tika izskatīta NĪP lietvedības un arhīva darba atbilstība Arhīva likumam un uz tā pamata izstrādātajai instrukcijai par juridisko personu arhīvu dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu. Pārbaude veikta visā uzņēmumā un izlases veidā divās struktūrās – Ēku ekspluatācijas daļā un remontu – avārijas iecirknī.
“NĪP darbības pirmajos gados lietvedības darbs neatbilda instrukcijai, jo lietu nomenklatūras no 1998. līdz 2003. gadam vispār netika izstrādātas un saskaņotas ar arhīvu,” vēsta V.Vilkārse. Nomenklatūra ir sistematizēts lietvedībā kārtojamu lietu virsrakstu saraksts ar to glabāšanas termiņu norādēm.
2004. un 2005. gada lietu nomenklatūrās iekļauta lielākā daļa iestādē veidotās dokumentācijas, taču pārbaudē secināts, ka atsevišķu darbību dokumenti, iespējams, netiek veidoti vai arī nav uzrādīti sarakstā.
Atbilstoši likumam lietas iekārtotas NĪP Ēku ekspluatācijas daļā. Katras mājas apsaimniekošanas dokumentāciju paredzēts glabāt līdz ēkas ekspluatācijas beigām. Kā skaidrojusi daļas vadītāja Natālija Vasiļjeva, pilnīgs dokumentu komplekts tiek glabāts desmit gadus par tiem darbiem, kas veikti, izsludinot konkursu vai veicot cenu aptauju.
Par NĪP iecirkņa remontiem tāmes glabā tikai gadu. “Atskaitē, kas ievietota mājas apsaimniekošanas lietā, uzrādīta vien kopējā summa par šādiem remontdarbiem. Bez pirmdokumentiem patiesi pašlaik vairs nav iespējams konstatēt, kādi darbi konkrētā objektā veikti, cik un kādi materiāli izlietoti un vai dzīvokļu īpašnieki vai nomnieki parakstījušies par pakalpojumu,” uzsver V.Vilkārse.
Būtiski, ka nav saglabātas remontu – avārijas tāmes par laiku no 1998. līdz 2002. gadam. Par to iznīcināšanu nav arī aktu, kas jāiesniedz akceptēšanai arhīva ekspertīzes komisijai. Likums paredz – juridiskai personai aizliegts iznīcināt dokumentus bez valsts arhīva piekrišanas.
Jāpiebilst, ka NĪP šovasar no jelgavniekiem mēģināja iekasēt teju 180 tūkstošus latu par darbiem, kas īstenoti no 1998. gada. Taču pierādīt, ka ieguldījumi patiešām veikti, NĪP nespēj, jo nav saglabājis un pareizi uzkrājis dokumentāciju.
