Birokrātijas laikmetā neiztikt bez zinoša un prasmīga sekretāra.
Birokrātijas laikmetā neiztikt bez zinoša un prasmīga sekretāra
Nu kas tad tu dzīvē būsi? Vienkārša “sekretutka” lakotiem nagiem un īsiem brunčiem?!” netīši noklausītā sarunā kāda sabiedrībā augsti stāvoša dāma mēģināja pareizā vietā iegrozīt smadzenes savai krustmeitai, kurai, šķiet, bija pietrūcis ambīciju dzīvē taisīt lielo karjeru. Kāpēc gan nekļūt par sekretāri vai, precīzāk sakot, sekretāru (jo profesiju segregācija mūsdienās nav pieņemama)?
Šis arods ir viens no tiem, kas gadu gaitā piedzīvojis lielas pārmaiņas. No padomju laika visuvarenā priekšniecības labās rokas tēla, deviņdesmito gadu sajukuma un jaunu tehnoloģiju invāzijas līdz šodienas speciālistam, kurš labi orientējas birokrātijas un cilvēciskajos “džungļos”. Mūsdienās sekretāra uzdevumu līmenis sniedzas daudz tālāk par garšīgas kafijas uzvārīšanu, printera, kopētāja vai datora pogu pārzināšanu. Vairākus gadus šo arodu iespējams apgūt arī Jelgavas Amatniecības vidusskolā. “Ļoti vajadzīga un atbildīga profesija,” atzīst izglītības iestādes direktora vietniece mācību darbā Janīna Rudzīte un pasniedzēja Krista Tabunova, iepazīstinot ar mācību procesa niansēm.
Svarīgi netraucēt vadītāju
“Sekretārs noteikti ir vadītāja labā roka, un šīs profesijas prasības laika gaitā augušas. Labam speciālistam piemīt menedžera spējas. Ir daudz jautājumu, kurus būtu labi, ja varētu nokārtot sekretārs, netraucējot vadītāju,” stāsta J.Rudzīte, atklājot, ka profesija atkarībā no uzņēmuma lieluma un funkcijām var slēpties arī zem citiem nosaukumiem, piemēram, menedžeris, lietvedis, arhivārs un biroja darba organizators, tāpēc sekretāram jāprot viss ar to saistītais.
Izglītības programmas mērķis ir sagatavot tādu sekretāru, kas prot rīkot un vadīt organizācijas lietvedības procesu, vadības sēdes, nodrošinot nepieciešamo informāciju un dokumentāciju. Sekretāram jāmāk arī organizēt lietišķas tikšanās, darījuma braucienus un arhīva darbu, kā arī kompetences robežās patstāvīgi atbildēt uz korespondencēm. Izmantojot biroja tehniku, labs savas profesijas pārstāvis mācīts veikt informācijas un datu apstrādi. Viņa darbs ļoti nepieciešams valsts pārvaldes institūcijās, pašvaldības iestādēs, uzņēmumos un sabiedriskajās organizācijās, kur notiek dokumentēšana, dokumentu uzskaite, reģistrācija, pieņemšana, nosūtīšana, apgrozība, izpildes kontrole un saglabāšana.
“Sekretāram jāpiemīt labām saskarsmes spējām, jo nākas komunicēt ar daudziem cilvēkiem. Viņam jāprot strādāt komandā un sadzirdēt, nevis laist gar ausīm, ko saka priekšnieks. Neiztikt arī bez svešvalodu zināšanām,” atzīst K.Tabunova. J.Rudzīte savukārt piebilst, ka profesijā strādājošajam nepieciešams arī korektums, jo birojā saplūst dažāda informācija, kas prasa ievērot profesionālās ētikas pamatprincipus.
Divi uz vienu vietu
Lai īstenotu nodomu četros gados kļūt par sekretāru, Jelgavas Amatniecības vidusskolā nākas izturēt konkursu. “Parasti par vienu vietu cīnās divi gribētāji,” atklāj direktora vietniece mācību darbā, norādot, ka uzņemšanas komisija īpašu uzmanību pievērš ne tikai pamatskolas absolventa zināšanu vidējam vērtējumam, bet arī latviešu, angļu valodas un matemātikas atzīmei, jo šajos priekšmetos, beidzot vidusskolu, būs jākārto centralizētie eksāmeni.
Mācību plānā līdztekus vispārizglītojošajiem priekšmetiem var atrast arī speciālos – biroja darba organizāciju, dokumentu pārvaldību, datormācību, ātrrakstīšanu, stenogrāfiju, saskarsmi, praktisko stilistiku un rediģēšanu, personāllietvedību, grāmatvedības pamatus, darba aizsardzību un citus. Īpašu ievērību izraisa “Sekretāres ABC”. “Tajā mēs mācām floristiku, runas kultūru, galda servēšanu – nelielas nianses, kas rada mājīgu atmosfēru, lai būtu patīkami uzturēties sekretāres sabiedrībā,” atklāj J.Rudzīte. Iegūtās zināšanas lieti noder organizācijas tēla spodrināšanai, jo, kā atzīst K.Tabunova, sekretārs ir tās vizītkarte.
Pamats dzīvei
Amatniecības vidusskolas topošo sekretāru grupā pašlaik mācās tikai meitenes, tomēr pirms pāris gadiem bija patīkams izņēmums, kad biroja darba organizēšanu apguva arī divi puiši. Oļegs Potikaņeko pašlaik strādā Jelgavas Būvvaldē par arhivāru. “Man jāreģistrē un jāsistematizē visi iestādes dokumenti,” viņš stāsta, atzīdams, ka darbs patīk, kaut šādu profesiju izvēlējās galvenokārt tādēļ, ka tajā laikā citās nepiedāvāja pastiprināti apgūt datorprasmes. Oļegs līdzīgi kā skolas absolventes Agnija Propokenko un Inga Patejenoka devies arī augstākās izglītības virzienā. Jaunieši vienā balsī apgalvo, ka profesionālās mācību iestādes absolvēšana tam nav šķērslis, drīzāk ieguvums, jo, beidzot vidusskolu, ielikts pamats, kas ļauj sākt darba gaitas, kā arī ir zināšanas, kas noder ikdienā.
***
Viedokļi
Agnija Prokopenko, sekretāre Jelgavas Spīdolas ģimnāzijā
Jau pamatskolā vēlējos savu darbu saistīt ar biroju. Mācību iestādē iegūtās zināšanas pilnībā saskan ar realitāti. Darbā kārtoju personāla un skolēnu personas lietas, rakstu vēstules dažādām organizācijām un veicu citus ar profesiju saistītus pienākumus. Priecājos, ka varu arī kādu pamācīt, jo ne visi labi pārzina lietvedību.
Inga Patejenoka, zīmola menedžere uzņēmumā “Nakts mēbeles”
Darbā ļoti noder skolā apgūtais – sarakste, darba organizācija, laika plānošana, spēja konkrēti un precīzi vadīt uzticētos darbus. Liels pamats visam. Mani tiešie pienākumi gan atšķiras no biroja darba organizatora uzdevumiem – vairāk braukāju apkārt un strādāju ar sadarbības partneriem. Studēju mārketingu, bet arī augstskolā lieti noderēja licejā (pašlaik Amatniecības vidusskolā) iemācītais.
Oļegs Potikaņenko, arhivārs Jelgavas Būvvaldē
Sākot strādāt, jebkurā vietā skolā iegūtās zināšanas jāpielāgo darba procesam, tas nav grūti. Mans darbs nav slikts – turos pie tā, jo ir iespēja attīstīties. Esmu arī iestājies Latvijas Lauksaimniecības universitātes Ekonomikas fakultātē. Ja patīk biroja darbs, droši vajadzētu izvēlēties sekretāra profesiju, neatkarīgi no tā, vai esi puisis vai meitene.
