Skaidrojot kārtību, kā uzskaitāmi, glabājami un iznīcināmi dokumenti, Jelgavas zonālais Valsts arhīvs norāda, ka SIA «Jelgavas Nekustamā īpašumu pārvalde» pieļauj vairākas būtiskas nepilnības arhivēšanas darbā.
Skaidrojot kārtību, kā uzskaitāmi, glabājami un iznīcināmi dokumenti, Jelgavas zonālais Valsts arhīvs norāda, ka SIA “Jelgavas Nekustamā īpašumu pārvalde” (NĪP) pieļauj vairākas būtiskas nepilnības arhivēšanas darbā.
Kā iepriekš sapulcē iedzīvotājiem stāstīja NĪP Ēku ekspluatācijas daļas vadītāja Natālija Vasiļjeva, saskaņā ar Arhīva likumu veikto darbu tāmes un citi dokumenti uzglabājami gadu, bet apsaimniekotājs, izrādot labo gribu, to darot pat divus gadus.
“Tā tas gluži nav,” saka Jelgavas zonālajā Valsts arhīvā. Kārtību, kā reģistrēt, glabāt, pēc cik ilga laika un kā iznīcināt šādus dokumentus, nosaka īpaša instrukcija. Ikvienai juridiskajai personai šis darbs veicams pēc tās, saskaņojot ar arhīvu.
Tas nozīmē, ka uzņēmums, pamatojoties uz minēto instrukciju, izstrādā kārtību, kādus dokumentus un cik ilgi glabās. “Ziņas” arhīvā noskaidroja – NĪP par dažādiem veiktajiem darbiem paredzējis atšķirīgu “oficiālo papīru” uzskaiti. Ēku ekspluatācijas daļas izpildīto darbu (lielākie plānotie ieguldījumi, piemēram, jumta maiņa) pieņemšanasnodošanas dokumenti (līgumu kopijas, tāmes, akti) jāglabā desmit gadu. Turpretī par remontu un avārijas darbiem dokumentālas liecības krājamas tikai gadu. Tiesa, NĪP noteicis – “papīri” likvidējami pēc tam, kad tie reģistrēti aktā, kas ir liecība par savulaik iznīcinātajiem dokumentiem. Tos parasti glabā vismaz piecus gadus. Aktā uzrāda likvidējamos dokumentus un svarīgākos to datus, piemēram, naudas summas. Pēc tā var noteikt, ka tiešām kāda konkrēta tāme vai darbu pieņemšana bijusi. Taču arhīvā teikts – izstrādātajā nomenklatūrā NĪP nav paredzējis aktu veidošanu un to glabāšanas laiku. “Tās ir būtiskas nepilnības, kas nozīmē – NĪP iespējams manipulēt ar remontu dokumentiem, jo likvidēt tos var, bet oficiālas liecības nepaliek,” atzīst arhīvā. Tātad NĪP ir iespējas mainīt datus dažādos finanšu “papīros”, jo firma nav paredzējusi to likvidēšanu uzrādīt aktā. Turklāt līdz šim nevienas tāmes vai atskaites iznīcināšana arhīvā nav saskaņota, arī tā saucamā mājas lietu (mape, kurā parādīts ikviens darbs konkrētā ēkā) veidošana. Tas nozīmē, ka tajās esošo dokumentu atbilstību patiesībai, ja “papīri” nav reģistrēti arhīvā, pierādīt būs sarežģīti.
Jāpiebilst, ka par arhivēšanas darbu uzņēmumā atbildīgs tā vadītājs. Jelgavas zonālais Valsts arhīvs vērtē, vai sākt NĪP arhīva dokumentācijas veidošanas pārbaudi.
